Ob die jeweilige Pauschale angewendet werden kann, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Grob zusammengefasst gelten diese Bedingungen:

Übungsleiterpauschale

Die Übungsleiterpauschale kann für bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten genutzt werden. Dazu zählen zum Beispiel Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher oder Betreuer. Auch wer künstlerisch tätig ist oder sich um ältere, kranke oder beeinträchtigte Menschen kümmert, kann von der Übungsleiterpauschale profitieren.

Die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden. Das bedeutet: Der zeitliche Umfang darf nicht mehr als ein Drittel eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs ausmachen. Die begünstigten Tätigkeiten müssen zudem im Auftrag einer öffentlichen Einrichtung oder einer gemeinnützigen Organisation erfolgen, die gemeinnützige, soziale oder kirchliche Zwecke unterstützt.

Beispiele: Chorleiter, Jugendgruppenleiter, Sporttrainer, Kirchenmusiker.

Ehrenamtspauschale

Für die Anwendung der Ehrenamtspauschale muss die Tätigkeit in einem dieser Bereiche stattfinden:

• in einer gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Organisation,

• im Auftrag oder Dienst einer öffentlichen Einrichtung innerhalb der Europäischen Union,

• in einer Einrichtung, die gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke unterstützt.

Die Tätigkeit muss ebenfalls nebenberuflich sein und darf nicht mehr als ein Drittel eines Vollzeitjobs ausmachen. Im Gegensatz zur Übungsleiterpauschale gibt es bei der Ehrenamtspauschale aber keine Einschränkungen auf bestimmte Tätigkeiten.

Eine ehrenamtliche Tätigkeit kann zum Beispiel in einem Sportverein, einer Umweltschutzgruppe oder beim Deutschen Roten Kreuz stattfinden. Beispiele: Vorstand einer gemeinnützigen Körperschaft, Platzwart und ehrenamtliche Schiedsrichter im Amateursport.

Kombination mit einem Minijob

Die Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale sind auch mit einem Minijob kombinierbar. Die jeweilige Pauschale kann dabei am Stück genutzt oder auf das Jahr aufgeteilt werden.

Bei der Variante „pro rata“ wird die Pauschale monatlich zu gleichen Teilen aufgebraucht. Das heißt: Bei einer ganzjährigen Beschäftigung kann die Übungsleiterpauschale jeden Monat i. H. von 275 EUR (3.300 EUR/12) und die Ehrenamtspauschale i. H. von 80 EUR (960 EUR/12) steuer- und beitragsfrei angewendet werden. Melde- und beitragspflichtig ist dann lediglich der Betrag, der den anteiligen Freibetrag übersteigt.

Zahlt der Arbeitnehmer für die außerdienstliche Nutzung (private Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) eines betrieblichen Pkw ein Nutzungsentgelt, mindert dieses den Wert des geldwerten Vorteils aus der Nutzungsüberlassung, da es insoweit an einer Bereicherung des Arbeitnehmers fehlt. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer zeitraumbezogene Einmalzahlungen leistet, die Anschaffungskosten für den Pkw trägt oder einzelne (nutzungsabhängige) Kosten (z. B. Kraftstoffkosten) übernimmt.

Es mindern jedoch nur solche Aufwendungen den Vorteil, die bei einer (hypothetischen) Kostentragung durch den Arbeitgeber Bestandteil dieses Vorteils und somit von der Abgeltungswirkung der Ein-Prozent-Regel erfasst wären. Kosten, die ausschließlich von der Entscheidung des Arbeitnehmers abhängen, mit dem Pkw ein privates Ziel aufzusuchen (z. B. Mautkosten für Privatfahrten), gehören hierzu nicht. Entsprechendes gilt bei Stellplatz- und Garagenkosten. Trägt der Arbeitnehmer hierfür Kosten, kann dies nur zu einer Minderung des ihm durch die Überlassung des Stellplatzes bzw. der Garage zugewandten Vorteils führen.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind die Kosten auf die Anzahl der Lizenzen zu verteilen. Das würde im Beispiel bedeuten, dass je Arbeitnehmer 80 EUR (4.000 EUR/50 Lizenzen) zu berücksichtigen wären, mithin der Betrag in voller Höhe steuerpflichtig wäre.

Dem widersprach jedoch das Finanzgericht Niedersachsen: Entspricht die Anzahl der Lizenzen nicht der Zahl der für das Programm registrierten Mitarbeiter, kommt es auf die Menge der Lizenzen nicht an. Vielmehr sind dann die vom Arbeitgeber aufgewandten Kosten anteilig den für die Nutzung des Firmenfitnessprogramms registrierten Mitarbeitern zuzurechnen. Im Beispiel ergeben sich somit 50 EUR je Arbeitnehmer (4.000 EUR/80 Arbeitnehmer). Da der Betrag nicht die Freigrenze übersteigt, ist er nicht zu versteuern.