Inhaltsfehler
Inhaltsfehler liegen vor, wenn gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG verstoßen wird. In diesen Fällen liegt eine nicht ordnungsgemäße Rechnung vor.
Validierung
Das Bundesfinanzministerium führt aus, dass etwaige Fehler mit einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden können.
Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt aber nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, sondern unterstützt ihn hierbei.
Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.
Aufbewahrung
Nach § 14b Abs. 1 UStG gilt umsatzsteuerlich, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Dabei muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein.
Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für umsatzsteuerliche Zwecke gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts vorliegt.
